jak stworzyć umowy do ppk
Jak przygotować umowę do PPK? – prawne, finansowe aspekty, na co zwracać uwagę
Aby umożliwić pracownikom uczestnictwo w PPK niezbędne jest podpisanie przez pracodawcę dwóch rodzajów umów określonych w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych. Obie umowy zawierane są z instytucją finansową. Pierwszą z nich jest umowa o zarządzanie pracowniczych planów kapitałowych, drugą umowa o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych.
Czym różnią się omawiane umowy związane z PPK?
Umowa o zarządzanie PPK jest podstawową umową zawieraną w ramach PPK. Określa w szczególności maksymalne wynagrodzenie za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, wysokość wpłat pracodawcy, a także warunki i okres wypowiedzenia, czy zmiany umowy – a więc podstawowe warunki prowadzenia w przedsiębiorstwie pracowniczych planów kapitałowych. Umowa o prowadzenie PPK jest natomiast „kolejnym etapem” zawarcia umowy o zarządzanie. Zawierana jest przez pracodawcę w imieniu i na rzecz pracowników z instytucją finansową, z którą została podpisana umowa o zarządzanie PPK. Umowa o prowadzenie PPK zawiera dane uczestnika PPK, tj. dane pracownika, sposób deklarowania wpłat dodatkowych, czy sposób zmiany wysokości tych wpłat – jest więc uzupełnieniem pierwszej umowy, regulując warunki pracowniczych planów kapitałowych między instytucją finansową, a osobą przystępującą do programu.
Umowa o zarządzanie PPK – czym jest, jak ją stworzyć
Stronami umowy są podmiot zatrudniający (pracodawca) oraz instytucja finansowa. Warto przypomnieć iż instytucją finansową, z którą jest możliwość zawarcia umowy o PPK są fundusze zarządzane przez towarzystwa funduszy inwestycyjnych, fundusze emerytalne zarządzane przez PTE (powszechne towarzystwa emerytalne), pracownicze towarzystwo emerytalne, zakład ubezpieczeń. Należy pamiętać że stroną będzie każdy podmiot zatrudniający ale nie każda instytucja finansowa. Otóż, instytucja ta musi zostać dopuszczona do oferowania PPK, czyli umieszczona w ewidencji PPK. Na dzień dzisiejszy jest już 18 instytucji finansowych. Ewidencja jest udostępniona na portalu mojeppk.pl.
Wybór instytucji finansowej następuje w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w firmie. Wybór powinien dokonywać się na podstawie oceny proponowanych przez instytucję finansową warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, efektywność ich zarządzania oraz doświadczenie inwestowania instytucji finansowej. Jeżeli w przedsiębiorstwie brak takiej organizacji pracodawca wybiera instytucję finansową w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu do zawarcia umowy o zarządzanie PPK nie zostanie osiągnięte porozumienie, przedsiębiorca wybiera instytucję finansową samodzielnie. Przedsiębiorca powinien udowodnić, iż konsultacje miały miejsce. Sama ustawa nie precyzuje w jakiej formie powinno się to odbywać. Dla przykładu potwierdzeniem takich konsultacji może być protokół ze spotkania z organizacją związkową, której tematem lub jednym z tematów był wybór instytucji finansowej.
Zawarcie umowy o zarządzanie PPK następuje w formie elektronicznej, która pozwala na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Trwały nośnik należy rozumieć przez materiał lub narzędzie umożliwiające przechowywanie informacji w sposób umożliwiający dostęp do niego w przyszłości, pozwalający na odtworzenie przechowywanych informacji w niezmienionej postaci. Dla przykładu można podać skan takiego dokumentu lub zapis dokumentu w formacie pdf.
Umowa o zarządzanie PPK określa w szczególności:
1)strony umowy;
2)nazwę funduszy, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
3)warunki i tryb zawierania przez pracodawcę umów o prowadzenie PPK;
4)warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze;
5)warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
6)wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez przedsiębiorcę dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;
7)sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
8)maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
9)warunki zmiany umowy;
10)warunki i okres wypowiedzenia umowy;
11)warunki dokonywania konwersji lub zamiany.
Pracodawca zatrudniający choćby jedną osobę, w imieniu której jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK powinien pamiętać, że umowa o zarządzanie PPK nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową w portalu mojeppk.pl w dniu zawarcia umowy. Sama umowa podlega wpisowi do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju S.A.
Umowa o prowadzenie PPK – czym jest, jak ją stworzyć
Stronami umowy o prowadzenie PPK jest osoba zatrudniona, w imieniu której działa pracodawca oraz instytucja finansowa, z którą zawarta została umowa o zarządzanie PPK. W treści umowy niezbędne jest aby dokładnie określić osoby, które przystąpią do PPK. Umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:
1)strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową;
2)dane identyfikujące uczestnika PPK;
3)sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
4)nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
5)warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 4;
6)sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 4;
7)sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty, o którym mowa w pkt 4;
8)warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
9)sposób składania dyspozycji;
10)zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
11)maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.
Nie jest wymagane aby pracodawca zawierał osobno w imieniu każdego pracownika umowy o prowadzenie PPK. Wystarczy, aby do umowy został załączony załącznik z listą osób uczestniczących w przedsiębiorstwie w pracowniczym planie kapitałowym.
Nowo zatrudniona osoba – co robić? Jak stworzyć umowy do PPK?
W sytuacji zatrudnienia nowej osoby pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz nowego pracownika po upływie trzeciego miesiąca (tj. 90 dni) zatrudnienia w przedsiębiorstwie. Następuję to nie później niż do 10-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy. Dla przykładu pracodawca zatrudnił pracownika w dniu 1 sierpnia. Do dnia 10 listopada, tj. po trzech miesiącach ma obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK w jego imieniu. W praktyce będzie się to wiązało z obowiązkiem zmiany załącznika do umowy o prowadzenie PPK dodając tę osobę do listy osób uczestniczących w programie. Jeżeli pracodawca nie doda pracownika na listę uczestniczących w PPK, umowę mimo to uważa się za zawartą pomiędzy nowym pracownikiem, a instytucją finansową danego przedsiębiorstwa. Nie będzie miało miejsce automatyczne powstanie stosunku prawnego między nowo zatrudnionym pracownikiem, a instytucją finansową gdy pracownik zadeklaruje przed zakończeniem terminu 3 miesięcy zatrudnienia brak chęci przystąpienia do programy, tj. zrezygnuje z niego na podstawie deklaracji złożonej w formie pisemnej.
Portal mojeppk.pl zawiera wzór deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych w zakładce pliki do pobrania, z której może skorzystać każdy pracodawca.
Pracodawca, który nie dopełni obowiązku:
1)zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym terminie – podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku poprzedzającym nie dopełnienia obowiązku
2)terminowego zawarcia w imieniu pracowników umowy o prowadzenie PPK – podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.
Źródło: mojeppk.pl.
PPK w twojej firmie – w kilku krokach
Pomożemy na każdym z etapów!