PPK w twojej firmie
w kilku krokach

wprowadzenie ppk w kilku krokach

Najbardziej palącym wyzwaniem jest wybór firmy finansowej, do zarządzania oszczędnościami pracowników. Pracodawcy będą musieli też zaplanować kampanie informacyjne dla pracowników, zebrać  odpowiednie deklaracje,dostosować system kadrowo-płacowy i przygotować budżety. Zobacz, jak wprowadzić PPK w kilku krokach.Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych będzie dla firm wyzwaniem budżetowym, kadrowym i operacyjnym. Duża rola spoczywa na pracodawcy, jednak istnieją również sytuacje wymagające współpracy z pracownikami.

Wprowadzenie PPK, krok I – przygotuj budżet

W pierwszym roku funkcjonowania PPK całkowity koszt  może wynieść od 1 977 mln zł do nawet 5 273 mln zł w zależności od średniej składki. Na te finalne wartości składa się nie tylko koszt pracownicznych składek na PPK, ale również korzyść wynikająca z obniżenia podatku dochodowego płaconego przez pracodawców (składki pracodawców zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów). Obecnie reforma nie przewiduje jednak żadnych bodźców, które skłaniałyby pracodawców do płacenia w ramach PPK maksymalnej składki (4%).By proces odprowadzania składek na PPK dobrze działał – potrzebne jest przygotowanie kadr i działu księgowości. Możliwe, że konieczne będzie wprowadzenie także zmian informatycznych.  Jako pracodawca, powinieneś  także poinformować pracowników, że uruchamiasz PPK, jakie są zasady funkcjonowania programu oraz jakie obowiązki i uprawnienia mają pracownicy (w tym możliwość rezygnacji z uczestnictwa oraz ponowny zapis co cztery lata). Wpis „PPK w kilku krokach” przygotuje Cię do przejścia przez najtrudniejsze etapy.Ile będzie kosztowało wprowadzenie i obsługa PPK – przeczytasz tutaj.

Wprowadzenie PPK, krok II – pochyl się nad wyborem firmy zarządzającej z którą podpiszesz umowę

Z Twojego punktu widzenia, najważniejszą częścią jest dokonanie wyboru instytucji finansowej, z którą zawrzesz umowę o zarządzanie PPK. Powinieneś to zrobić w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej nie ma – w porozumieniu z reprezentacją pracowników. Jeśli porozumienie w sprawie wyboru instytucji nie będzie osiągnięte na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy o zarządzanie PPK – masz prawo podjąć decyzję samodzielnie. Jednak wyboru będzie można jedynie z listy instytucji umieszczonych w ewidencji PPK.Instytucje finansowe oferujące utworzenie PPK to fundusze inwestycyjne zarządzane przez TFI, fundusze emerytalne zarządzane przez PTE, pracownicze towarzystwa emerytalne i zakłady ubezpieczeń. Lista instytucji finansowych dopuszczonych do udziału w PPK będzie udostępniona na dedykowanym Portalu PPK wraz z aktualnymi ofertami tych instytucji.Pełną listę instytucji znajdziesz tutaj – czytaj więcej.Czym się kierować wybierając taką instytucję? Należy wziąć pod uwagę stabilność firmy, której zamierza się powierzyć zarządzanie finansami pracowników. Warto patrzeć na jej rynkową historię, a także wyniki zarządzania. Przede wszystkim jednak warto podjąć tę decyzję opierając się o obiektywne kryteria, a nie emocjonalną decyzję. Więc wybierając instytucję finansową, należy sprawdzić czy posiada ona doświadczenie w obsłudze dużych podmiotów, czy dysponuje siecią wykwalifikowanych specjalistów, a także zapleczem i odpowiednimi systemami operacyjnymi.Jak skonstruować umowę o zarządzanie dowiesz się tutaj – przeczytaj więcej.

Wprowadzenie PPK, krok III – szczególną wagę przywiąż do komunikacji wewnętrznej

Rozmowa z pracownikami może być dość trudna ze względu na brak zaufania społecznego do rozwiązań Państwa w zakresie emerytur, które zostało zburzone wraz z likwidacją OFE i transferem oszczędności Polaków do ZUS. Wiele osób – mając takie doświadczenia – pomyśli, że sytuacja może się powtórzyć.W przeprowadzonych w marcu 2019 roku badaniach na zlecenie Warszawskiego Instytutu Bankowości i Fundacji Giełdy Papierów Wartościowych, prawie połowa Polaków (49%) swoją wiedzę o finansach oceniła jako małą lub bardzo małą. To też uwidacznia, że – być może – nie potrafimy ani inwestować, ani oszczędzać. Co za tym idzie, Polacy mogą z nieufnością podchodzić do rozwiązań takich, jak właśnie PPK. Tym bardziej istotna jest komunikacja wewnętrzna w firmie.PPK może być wyzwaniem w komunikacji z pracownikami – bo trzeba będzie wytłumaczyć wiele kwestii, które mogą być zawiłe. Jeśli nie wyjaśnimy ich w prosty sposób i prostym językiem – mogą spotkać się z oporem wynikającym z niezrozumienia. Ze strony pracowników może pojawić się wiele pytań dotyczących nowego systemu oszczędzania: różnic w wynagrodzeniu, zasad uczestnictwa, wpłat czy kosztów prowadzenia.Patrząc na doświadczenia państw Europy Zachodniej, widać, że składki opłacane przez firmę – stały się ważnym elementem oceny jej atrakcyjności. Kandydaci porównują wysokość wpłat na fundusz emerytalny i chętniej wybierają te, które dają lepszą przyszłość. Coraz więcej osób deklaruje, że może kierować się wysokością odprowadzanej przez Twoją firmę składki przy wyborze miejsca pracy. Należy to pokazać i włączyć jako element strategii komunikacyjnej firmy.

Wprowadzenie PPK, krok IV – wprowadź PPK i monitoruj

Z wybraną instytucją nie musisz podpisać wyłącznie umowy o zarządzanie PPK, jest też umowa o prowadzenie bez której nie wprowadzisz rozwiązania do swojej firmy. Umowa o prowadzenie PPK – to umowa o przystąpienie pracowników do planu kapitałowego pracodawcy. Zawierasz ją – jako pracodawca – w imieniu pracownika (jeśli ten nie zrezygnował z uczestnictwa w PPK) z wybraną instytucją finansową. W praktyce jest to więc umowa między danym uczestnikiem PPK, a podmiotem zarządzającym środkami. Twoją rolą jest bycie „pośrednikiem”, by oszczędzić pracownikowi biurokracji.Przygotuj się na prowadzenie PPK – w szczególności do terminowego odprowadzania wpłat oraz prowadzenia i archiwizacji dokumentacji. Obsługa uczestników PPK będzie się także wiązała z przekazywaniem informacji instytucji finansowej oraz samym uczestnikom PPK.Wpłat do PPK będziesz dokonywać od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarłeś umowę o prowadzenie PPK. Jesteś zobowiązany do obliczenia i przekazania wpłat finansowanych przez pracownika i przez siebie. Stąd niezwykle istotne było przygotowanie budżetu oraz kadr, księgowości i systemów informatycznych.Wpłaty są obliczane i pobierane w terminie wypłaty wynagrodzenia. Przekazujesz wpłaty do instytucji finansowej w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane (wyjątek: jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane w okresach krótszych niż miesiąc, wpłat należy dokonać w terminie do ostatniego dnia miesiąca).

Wprowadzenie PPK, krok IV – ewaluuj i kontroluj działanie PPK w Twojej firmie

Naliczaj wpłaty do PPK i przekazuj je do instytucji, z którą podpisałeś umowy. Dopłaty ze strony Państwa będą przekazywane przez Polski Fundusz Rozwoju S.A. więc nie wymagają Twojej uwagi. Pamiętaj, że uczestnicy PPK mają możliwość obniżania wpłaty podstawowej i deklarowania wpłat dodatkowych do PPK.Pracownik może w każdej chwili złożyć deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat i w każdej chwili wnioskować o ich wznowienie (pisemny wniosek o dokonywanie wpłat). Złożenie tego wniosku i ponowne dokonywanie wpłat do PPK nie wymaga zmiany umowy o prowadzenie PPK. W takiej sytuacji wpłat do PPK dokonujesz od miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik złożył ten wniosek.Przepisy nie określają wzoru wniosku o dokonywanie wpłat (zgodnie z ustawą rozporządzenie ministra finansów ma określać jedynie wzór deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK), wskazują tylko, że ma być on złożony na piśmie.

Pamiętaj, że jeśli zapomniałeś o PPK, nie masz czasu na wprowadzenie, albo nie potrafisz się w tym odnaleźć – my jesteśmy po to, aby Ci pomóc. Jeśli PPK w kilku krokach nie wydaje się być jasne, to formularz kontaktowy na każdej stronie jest dostępny dla Ciebie, żebyś mógł zadać nam interesujące Cię pytanie i uzyskać pomoc.

    Pomagamy wprowadzić PPK!

    F-Trust SA | ul. Półwiejska 32, 61-888 Poznań

    tel./fax +48 61 855 44 11 | NIP: 1080011502 | REGON: 145817467